COMO ESCOLHER E CONTRATAR UMA ADMINISTRADORA

O síndico pode contratar pessoa física ou jurídica para auxilia-lo em suas funções. Devido à complexidade dessas, é recomendável que o faça, às vezes, o barato sai caro, ou seja, deixar de contratar para economizar algum dinheiro pode custar muito mais caro, se houver algum erro ou omissão.
    O síndico deverá convocar Assembléia apresentando algumas propostas, relacionando tipo de prestação de serviços, honorários cobrados e prazo do contrato.
Contudo, uma administradora deve ser bem escolhida, para que ela, em vez de solução, não seja um problema a mais. Aqui vão cuidados ao escolher uma administradora:

·    Peça proposta para três ou quatro empresas;
·    Consulte empresas indicadas por síndicos ou condôminos satisfeitos;
·    Leia com atenção o contrato a ser assinado, o rol de serviços prestados,etc;
·    Desconfie dos honorários muito baixos;
·    Peça uma lista de prédios administrados, com nome e telefone dos síndicos, e ligue para alguns;
·    Visite a empresa antes de contratá-la;
·    Verifique com quem a empresa trabalha (bancos, fornecedores), seu capital social, quem são seus proprietários, se tem sede própria, etc;
·    Verifique qual a forma de rescisão contratual prevista;
·    Discuta com o conselho antes de se decidir por esta ou aquela empresa;
·    Opte por empresas com boa administração de recursos humanos, que tenha bons profissionais treinando periodicamente os funcionários dos edifícios;
·    Verifique se a empresa opera pelo sistema de conta pool, em que o dinheiro do condomínio fica na conta bancária da administradora, ou pelo sistema de conta bancária própria para cada condomínio. Por este último, os moradores passam a ter acesso aos extratos bancários, o que facilita o controle da aplicação dos recursos;
·    Verifique se o balancete é feito em bases correntes (de 1º a 30/31 de cada mês), de modo a coincidir com a movimentação financeira do condomínio.      Esse expediente também facilita o controle dos recursos;
·    Analise os pequenos detalhes do contrato. Exemplos: número de assembléias a que a administradora comparece por ano, sem cobrar (há empresas que cobram sempre); sistema de cobrança de condôminos atrasados (se tem advogado próprio, se é obrigatório recorrer ao advogado da administradora); sistema empregado para compra de materiais (se permite que moradores apresentem orçamentos ou indiquem empresas);
·    Observar se no contrato há cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas ou despesas extras decorrentes de      seus erros. Exemplo: se não recolher o FGTS dos funcionários ou qualquer outro encargo ou tributo no prazo, deve arcar com as multas;
·    Solicitar um modelo de balancete da administradora;
·    Verificar se a administradora assessora o síndico na contratação de serviços do prédio, como colocação de     PABX, antena parabólica, pintura;
·    Checar se a taxa de administração é aplicada sobre a despesa ou a receita e avaliar o que seria mais conveniente para o prédio. O fundamental é que      não incida sobre receitas ou despesas extraordinárias, tais como pintura externa do prédio, troca de elevadores, etc.;
        A administradora deve ser de confiança do síndico, podendo ser destituída no momento em que não mais existir tal confiança, mediante aviso-prévio de 30 (trinta) ou 60 (sessenta) dias, conforme constar do contrato.
fonte: http://www.agendafacilsindico.com.br/manual.htm